Payroll merupakan sistem penggajian yang dilakukan perusahaan atau pemberi kerja kepada karyawannya dalam jangka waktu tertentu. Sistem penggajian tersebut dikatakan sebagai sistem penggajian modern. Bagian HR merasakan kemudahan dari diterapkannya sistem payroll di perusahaan. Adanya hal ini bisa mengefisienkan proses pembayaran karyawan yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan.
Di dalam sistem payroll, karyawan bisa tahu rincian dari setiap gaji yang diterima. Misalnya, uang lembur, uang makan, tunjangan transportasi, potongan pajak, dan BPJS. Aplikasi sistem penggajian tersebut biasanya otomatis terintegrasi dengan sistem absensi dan cuti karyawan, sehingga setiap karyawan akan secara otomatis mendapat potongan gaji apabila tidak masuk kerja. Biasanya dengan sistem penggajian tersebut, gaji didapatkan sekitar tanggal 23-27.
Manfaat Payroll
1. Adanya transparansi
Manfaat pertama adalah mengetahui dengan detail apa yang didapatkan. Setiap bulan karyawan akan mendapat gaji beserta keterangan dari gaji yang didapatkan. Sistem penggajian tersebut memberikan gambaran yang lebih jelas kepada karyawan mengenai berapa persentase potongan pajak dan BPJS serta gaji bersih yang diterima setiap bulannya. Selain itu, sistem pembayaran dengan sistem penggajian tersebut memudahkan karyawan dalam mengetahui slip gaji.
2. Efisiensi waktu
Menggunakan sistem pembayaran tersebut, HR dapat menghemat waktu. Keunggulan efisiensi waktu ini dapat membantu perusahaan dalam membuat laporan gaji per bulan bagi karyawan. Sistem penggajian tersebut menyediakan beragam fitur yang memudahkan dalam proses penggajian.
3. Data tersimpan secara aman
Keunggulan yang didapatkan selanjutnya adalah keamanan data para karyawan. Jika Anda berwenang untuk mengatur sistem penggajian yang digunakan perusahaan, Anda dengan mudah bisa mengedit data secara otomatis. Sistem penggajian tersebut adalah salah satu aplikasi yang dioperasikan oleh sistem, maka akan memudahkan perusahaan dalam prosesnya.
4. Bebas akses
Fitur-fitur pada sistem penggajian tersebut bisa juga diakses oleh karyawan. Fitur ini juga memungkinkan karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan kepada dulu ke HRD. Penyimpanan berbasis cloud bisa diakses siapapun, kapanpun dan dimanapun.
5. Formulir pajak
Manfaat selain tentang penggajian, sistem penggajian tersebut bisa membuat suatu formulir pajak yang diperlukan pihak perusahaan dan pihak karyawan. Kedepannya, formulir pajak bisa dikirim atau dicetak pada pihak yang berkepentingan. Jadi, karyawan tidak perlu bingung lagi tentang formulir pajak.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Gaji
Jika Anda merupakan seorang karyawan, hak Anda adalah mengetahui gaji dan komponennya. Perusahaan perlu memberikan rincian terhadap jumlah gaji yang tiap karyawan dapatkan. Apa saja komponennya?
1. Kehadiran
Sudah pasti, gaji yang Anda dapatkan dipengaruhi oleh kehadiran Anda di kantor. Jika Anda absen, otomatis sistem pada sistem penggajian tersebut akan memotong gaji Anda. Namun, hal tersebut tergantung pada kebijakan tiap perusahaan.
2. Uang hasil lembur
Pekerjaan yang dikerjakan di luar jam kerja adalah lembur. Seseorang yang lembur akan diberikan uang tambahan sesuai waktu lemburnya. Jika Anda lembur, pastikan perusahaan memberikan gaji yang sepadan dengan pekerjaan Anda.
3. Bonus
Karyawan yang mendapat bonus dari hasil penjualan atau jika mencapai target, akan diberikan uang tambahan oleh perusahaan. Bonus akan masuk sistem sistem penggajian tersebut, besarannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4. Denda
Jika bonus akan diberikan pada karyawan yang berkinerja baik, maka denda akan diberikan kepada yang berkinerja buruk. Apabila seorang karyawan melakukan kesalahan pada perusahaan maka akan dikenakan denda, jelas gaji bulanan akan dipotong otomatis oleh sistem penggajian tersebut.
Tahapan Payroll Bulanan dengan Software Payroll Indonesia
Tahapan penggajian atau payroll setiap bulan cukup beragam pada setiap perusahaan tergantung dengan kebijakan dan peraturan. Berikut adalah tahapan dalam payroll bulanan yang biasanya dilakukan dalam sebuah perusahaan:
1. Hitung Reimbursement dan Lembur
Tak jarang pekerjaan mengharuskan karyawan untuk bepergian ke luar kota dan menggunakan uang pribadi untuk beberapa keperluan. Contohnya adalah uang pulsa untuk keperluan bisnis dan biaya penginapan saat karyawan melakukan perjalanan dinas. Biaya-biaya yang harus ditalangi oleh karyawan sebelumnya tersebut masuk ke dalam reimbursement.
Ada masanya juga ketika job load karyawan tergolong banyak sehingga hari itu karyawan harus melakukan lembur. Karyawan yang lembur akan menerima uang lembur di periode gaji berikutnya. Tak semua perusahaan memberlakukan cara pembayaran reimbursement dan lembur dengan cara yang serupa.
Beberapa perusahaan yang membayarkan uang lembur dan reimbursement secara terpisah dari payroll.
2. Hitung jam kehadiran
Karyawan yang datang atau hadir tepat waktu akan menerima upah yang sesuai. Beberapa perusahaan juga memberlakukan kebijakan tunjangan kehadiran tergantung jabatan dan posisi karyawan di perusahaan. Data kehadiran dan pulang karyawan tersimpan pada sistem absensi yang dapat diintegrasikan dengan software payroll Indonesia.
3. Proses payroll
Tahapan paling akhir adalah proses payroll. Setelah melakukan pemilihan terhadap komponen yang berasal dari payroll data source, selanjutnya akan dilakukan proses perhitungan payroll. Setelahnya HRD akan mengirimkan gaji ke nomor rekening karyawan. Nomor rekening miliki karyawan yang berbeda-beda dilihat melalui fitur menu bank.
Ada dua tipe proses payroll secara general, yaitu:
- Standar untuk bulan berjalan
- Rapel untuk periode yang telah lewat
Mudah bukan tahapan-tahapan di atas? Cara payroll manual tidak bisa memfasilitasi tahapan payroll di atas. Jika dapat merasakan kemudahan tahapan payroll yang akurat dan cepat, untuk apa menghabiskan waktu berkutat dengan payroll manual? Lebih baik beralih ke software payroll Indonesia!
Mekari Mekari Talenta, Rekomendasi Software Payroll Indonesia
Mekari Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software payroll Indonesia biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Mekari Talenta menyediakan software payroll Indonesia dengan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta pada software payroll Indonesia ini juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Dengan adanya fitur-fitur menarik pada software payroll Indonesia dari Mekari Talenta maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Software payroll Indonesia dari Mekari Talenta dapat diakses dengan mudah di https://mekari.com/produk/talenta/. Tunggu apa lagi? Coba software payroll Indonesia dari Mekari Talenta sekarang juga.